Controle de cartões

1.    Cadastro de adquirente

Acesse Menu >> Cadastros >> Pessoa

1.       Clique no botão “Novo” e preencha os dados da aba “Detalhes” para registrar uma nova adquirente.

2.       Na aba “Fornecedor”, informe os dados solicitados e clique em “Salvar”.

·         Tipo: Selecione a opção “Adquirente”

·         Plano de contas: Campo informativo, pois as contas serão geradas com o plano de contas que foi informado no fechamento da Fatura, Pedido, NF-e ou o plano de contas do cadastro do caixa do PDV.

·         Código adquirente: Obrigatório para emissão do CF-e, sendo utilizado em vendas de cartão de crédito e débito e pode ser encontrado na documentação da SEFAZ do seu estado. (É o mesmo campo que anteriormente estava no cadastro da forma de pagamento).

3.       Após clicar em “Salvar” será criado o vínculo da Pessoa como “Fornecedor Adquirente” e serão exibidos os dados de “Taxas e parcelas” para cadastro de todas as bandeiras contratadas:

·         Bandeira: Selecione a bandeira contratada.

·         Tipo: POS ou TEF

·         Modalidade: Cartão de crédito ou Débito

·         Recebimento: Integral ou Parcelado (por exemplo, imagine que um cliente tenha parcelado uma compra em 10 vezes. De acordo com o contrato da adquirente, a empresa tem a opção de receber esses valores em 10 parcelas (chamado de "Parcelado") ou em uma única parcela (conhecido como "Integral").

·         Contagem dos dias: Dias corridos ou dias úteis (Informe se a contagem de dias para o recebimento é feita considerando dias corridos ou apenas dias úteis, informado em contrato).

Nota: Para contagem de dias úteis, o sistema leva em consideração o Cadastro de Feriados cadastrados no sistema, verifique se os feriados estão cadastrados corretamente no sistema. (Menu >> Cadastros >> Complementares >> Administrativo >> Feriados).

·         Dias para recebimento: Informe a quantidade de dias que a adquirente leva para efetuar o pagamento após a transação ser realizada. Para condições de recebimento do tipo Parcelado, as demais parcelas também terão o mesmo intervalo de dias.

·         Qtd. de parcelas: Quantidade de parcelas que a bandeira irá transacionar informado em contrato. Cadastro determinará o número máximo de parcelas permitido para as vendas (porém será necessário cadastrar as condições no cadastro da forma de pagamento também).

4.       Após informar a quantidade de parcelas e clicar em “Gerar”, será exibido a grade para cadastrar as taxas.

·         Início da vigência: Início do contrato (campo informativo apenas para consulta, não obrigatório)

·         Fim da vigência: Fim do contrato (campo informativo apenas para consulta, não obrigatório)

·         Taxa (%): Informe as taxas acordada em contrato com a bandeira, de acordo com o número de parcelas. Exemplo:

o   Parcela 1x – Taxa 1%

o   Parcela 2x – Taxa 2%

o   Parcela 3x – Taxa 3%

Caso a venda tenha sido parcelada em 3 vezes, a taxa cobrada será de 3% sobre o valor total da venda.

5.       Após informar os dados, clique no botão "Salvar" 

Exemplo de um cadastro da bandeira com suas respectivas taxas:

2.    Cadastro de forma de pagamento

Acesse Menu >> Cadastros >> Complementares >> Financeiro >> Forma de pagamento

1.       Clique em “Novo” para cadastrar uma nova Forma de pagamento ou clique no ícone  para “Editar” uma Forma de pagamento de cartão já cadastrada.

·         Descrição: Descrição da forma de pagamento

·         Tipo: Cartão de crédito ou Cartão de débito

·         Modo: POS ou TEF

·         Situação: Ativo

·         Adquirente: Realize o vínculo com a adquirente previamente cadastrada com suas respectivas bandeiras, taxas, bandeiras, prazos e parcelas.

Nota: Caso a empresa trabalhe com mais de uma adquirente, deverá ser realizado o cadastro de mais de uma forma de pagamento para ser realizado o vínculo com a adquirente.

Realize o cadastro das condições de pagamento informando:

·         Descrição: Informe a descrição

·         Qtd. parcelas: Informe a quantidade de parcelas cadastrada na adquirente

Nota: Para empresas que efetuam o controle de cartões, os campos “Tipo”, “Prazo primeira parcela” e “Prazo demais parcelas” não terão aplicação, serão ignorados pelo sistema independentemente do valor informado. Uma vez que o cadastro da adquirente foi vinculado à forma de pagamento com suas respectivas bandeiras, taxas, prazos e parcelas, o sistema seguirá as configurações de prazo da adquirente.

Atenção: Todas as parcelas cadastradas na adquirente, deverão ser cadastradas também na forma de pagamento.

As parcelas cadastradas na forma de pagamento determinarão o número de parcelas que podem ser oferecidas na venda. Conforme imagem do exemplo abaixo, se o cadastro da forma de pagamento incluir apenas as condições de parcelamento de ‘1x, 2x, 3x, 4x, 5x e 10x’, e a adquirente vinculada a essa forma de pagamento tiver a configuração de parcelamento ‘1x, 2x, 3x, 4x, 5x, 6x e 10x’, o sistema não exibirá a opção de parcelamento em ‘6x’ na venda, pois o sistema seguirá as parcelas configuradas no cadastro da forma de pagamento.

3.    Fechamento da Fatura (Pedido de venda, NF, Venda PDV)

A geração das parcelas no fechamento irá funcionar tanto para o fechamento da Fatura, quanto para o fechamento do Pedido de Venda, Nota fiscal e venda no PDV.

Para realizar o fechamento na Fatura, acesse Menu >> Faturamento >> Fatura

1.       Clique em “Novo” para cadastrar uma nova Fatura ou clique no ícone  para “Editar” uma Fatura existente.

2.       Na aba “Produtos” informe os produtos da Fatura

3.       Na aba “Fechamento”, informe os dados desejados na seção “Dados adicionais” e na seção “Parcelas” gere as parcelas de acordo com a forma de pagamento informada.

Ao clicar no campo “Forma de pagamento”, conforme imagem no exemplo abaixo, o “Cartão de Crédito – POS” é a forma de pagamento cadastrada e o “CIELO CARTÕES” em negrito é a adquirente vinculada.

Caso seja selecionada a forma de pagamento sem a condição listada (1x, 2x, 3x, 4x, 5x, 10x), ou seja, o usuário clicou na opção “Cartão de Crédito – POS CIELO CARTÕES”, o sistema exibirá um alerta informando: “Atenção: Nenhuma condição de pagamento foi selecionada, portanto o pagamento será processado em uma única parcela. Para realizar parcelamentos com cartão de crédito, selecione uma condição de pagamento existente ou cadastre uma clicando aqui”. Ou seja, não terá opção para informar a quantidade de parcelas manualmente no campo “Parcelas”, o usuário deverá selecionar a condição de pagamento no campo “Forma de pagamento” com as parcelas cadastradas previamente na forma de pagamento e adquirente.

·         Parcelas: Será exibido a quantidade de parcelas de acordo com a forma de pagamento selecionada. Campo bloqueado para edição.

·         Vencimento: É da data da operação, da transação do cartão

Nota: Para empresas que efetuam o controle de cartões, os campos “Tipo” e “Prazos” não terão aplicação, serão ignorados pelo sistema independentemente do valor informado. Uma vez que o cadastro da adquirente foi vinculado à forma de pagamento com suas respectivas bandeiras, taxas, prazos e parcelas, o sistema seguirá as configurações de prazo da adquirente. Porém, caso não seja informado a ‘Bandeira’ da transação, o sistema não irá conseguir vincular a transação com a bandeira e suas respectivas taxas, ou seja, o sistema não conseguirá fazer o vínculo com o controle de cartões, portanto irá salvar o “Tipo” e “Prazos” exibidos no fechamento.

Após informar a forma de pagamento e clicar em “Gerar” as parcelas, será exibido um único lançamento, pois o pagamento é realizado em uma única transação do cartão, independentemente da quantidade de parcelas. Porém, a conta será gerada com as parcelas de acordo com o cadastro da adquirente (Recebimento: Parcial ou Integral).

ATENÇÃO! Para o correto funcionamento da gestão de cartões, todas as vendas com transações de cartão, deverão ser cadastradas com: NSU, Código de autorização e Bandeira:

·         Número NSU: Dado informado na impressão do cupom da venda com cartão

·         Código da autorização: Dado informado na impressão do cupom da venda com cartão

·         Bandeira: Bandeira do cartão do cliente

Após informar os dados da transação e clicar em "Fechar" a Fatura, clique no botão "Visualizar conta".

4.    Conta

Acesse Menu >> Financeiro >> Conta >> Conta

Contas com pagamento em cartão que possua vínculo com a adquirente e suas respectivas taxas, prazos e bandeiras cadastrados corretamente, o sistema irá gerar a conta com a taxa abatida e com os prazos de recebimento (data de vencimento) automaticamente.

Conforme exemplo da Fatura de R$ 5.000,00 e forma de pagamento ‘Cartão de crédito – Cielo 10x’:

·         Exemplo do cadastro da Adquirente Cielo vinculado a forma de pagamento Cartão de crédito – Cielo 10x’:

o   Bandeira: Mastercard

o   Recebimento: Parcelado

o   Contagem de dias: 3 dias úteis

o   Parcela 10x – Taxa 10%

Portanto, a conta foi gerada com a taxa já abatida e as datas de recebimento geradas automaticamente, conforme exemplo:

·         Fatura R$ 5.000,00 - R$ 500,00 (Taxa 10%) = Valor à receber será de R$ 4.500,00

·         Transação foi realizado no dia 06/09:

o   06/09: 1° dia útil

o   07/09: Feriado

o   08/09: 2° dia útil

o   09/09 e 10/09: Sábado e Domingo

o   11/09: 3° dia útil (Data do recebimento)

Nota: Para contagem de dias úteis, o sistema leva em consideração o Cadastro de Feriados cadastrados no sistema, verifique se os feriados estão cadastrados corretamente no sistema. (Menu >> Cadastros >> Complementares >> Administrativo >> Feriados).

Conforme exemplo, cada parcela foi gerada no valor de R$ 450,00, sendo o valor de “-50,00” a taxa de 10% que será cobrada pela bandeira.

Editar parcela

Ao clicar no ícone  de edição da parcela, será exibido os dados da parcela da transação com cartão, com os campos bloqueados, sem opção de edição, com a seguinte mensagem:

ATENÇÃO! Esta parcela foi gerada com dados de pagamento de uma transação eletrônica, caso seja necessário modificar as taxas desta parcela, realize esta alteração na tela de Conferência de Cartões

Pagamento da parcela

Ao clicar no ícone  do pagamento, será exibido os dados de pagamento da parcela com a seguinte mensagem:

ATENÇÃO! Esta parcela foi gerada com dados de pagamento de uma transação eletrônica, caso seja necessário modificar as taxas desta parcela, realize esta alteração na tela de Conferência de Cartões.

Cancelamento da parcela

Parcelas geradas a partir de uma transação de cartão não pode ser cancelada, reparcelada e nem atualizado para um novo vencimento. Pois a conta é gerada com base no cadastro da adquirente.

Caso seja necessário realizar alterações, deverá ser realizado o ajuste do cadastro de taxas e prazos de recebimento, realizar a reabertura da fatura e gerar as parcelas novamente com as novas regras.

Importante: Para cancelar ou editar uma conta que foi gerada em cartão pela Fatura, Pedido de Venda, NF ou PDV, a venda deverá ser reaberta/cancelada. Porém, a venda (Fatura, Pedido de venda, NF e PDV) só poderá ser cancelada caso a conta gerada não possua parcelas com status:

·         Transação Conferida

·         Parcela Recebida

·         Transação Antecipada

5.    Conferência de transações

Caminho: Menu >> Financeiro >> Controle de cartões >> Conferência de transações

O objetivo desta tela é realizar uma conferência preliminar das vendas realizadas com cartão. Isso é feito para assegurar que as vendas processadas e registradas no Dapic também estejam devidamente registradas na adquirente. Além disso, essa tela permite consultar transações com base em filtros que incluem a adquirente, bandeira, modalidade e NSU. Também oferece a opção de editar dados de uma transação para inserir informações como NSU, código de autorização e bandeira.

Exibir consulta: Selecione uma das opções “Todas as vendas” ou “Agrupar por lote de vendas”

·         Todas as vendas: Serão listadas as transações uma a uma

Conferir transação

Para realizar a conferência, clique no ícone da transação, a coluna “Conferência” será atualizada do status “Pendente” para o status “Conferido”, indicando que a transação foi conferida pelo usuário e que os valores registrados no Dapic batem com os valores registrados no extrato da adquirente.

Nota: Após conferência da transação, não poderá ser realizado o cancelamento da transação, reabertura da fatura, cancelamento da venda e nem edição da transação. Caso seja necessário realizar alguma alteração de uma transação conferida, é necessário reverter a conferência.

Reverter conferência

Para reverter o status da transação, clique no ícone  para atualizar de “Conferido” para “Pendente”,

Editar transação

Para editar os dados de uma transação clique no ícone  na coluna “Editar”. Serão habilitados os campos para edição da Bandeira, Taxa, NSU e o código de Autorização. Informe os dados de acordo com o informado no comprovante da transação.

·         Agrupar por lote de vendas: Agrupa as transações que possuem a mesma, bandeira, data, modalidade e adquirente, facilitando a conferência por lote de vendas com o totalizador de quantidade de transações, valor total das transações e etc.

Conforme exemplo abaixo, o lote de 04/09 – POS – REDE – Visa – Débito, possui registro de 2 vendas, sendo que 0 vendas foram conferidas. 

Conferir lote

Para realizar a conferência de todas as transações do lote, clique no ícone da transação, a coluna “Conferência” irá atualizar indicando que todas as vendas do lote foram conferidas pelo usuário e que os valores registrados no Dapic batem com os valores registrados no extrato da adquirente.

Ou seja, caso o usuário realiza a conferência de um lote possua 0/500 (500 transações), o lote será atualizado para 500/500 na coluna “Conferência” e a coluna “Status” será atualizada para “Conferido” e todas as transações pertencentes ao lote serão atualizadas para “Conferido”.

Nota: Após conferência da transação, não poderá ser realizado o cancelamento da transação, reabertura da fatura, cancelamento da venda e nem edição da transação. Caso seja necessário realizar alguma alteração de uma transação conferida, é necessário reverter a conferência.

 Detalhes do lote

Para visualizar todas as vendas do lote, clique no ícone na coluna “Detalhes”. É possível também realizar a conferência das vendas nesta tela, clicando no ícone 

 Reverter conferência do lote

Para reverter a conferência de todas as transações do lote, clique no ícone  

6.    Antecipação de recebíveis

A antecipação de recebíveis, também conhecida como antecipação de vendas no cartão de crédito, é uma prática financeira na qual uma empresa recebe adiantamentos dos valores que ela espera receber de vendas realizadas com cartões de crédito ou débito. O objetivo principal dessa estratégia é melhorar o fluxo de caixa da empresa, garantindo acesso rápido aos recursos financeiros que de outra forma levariam algum tempo para serem disponibilizados.

Exemplo: Imagine uma empresa se preparando para uma temporada de vendas sazonal, ciente de que haverá uma alta demanda que exigirá um aumento no capital disponível para a compra de estoque e a expansão da capacidade de processamento de pedidos. Para atender a essa necessidade, a equipe financeira decide otimizar seu fluxo de caixa por meio da antecipação dos valores a receber das vendas realizadas com cartões de crédito. Eles entram em contato com a adquirente, solicitam a antecipação e selecionam as bandeiras ou parcelas específicas de acordo com as necessidades, levando em consideração os valores e as taxas associadas. Dessa forma, a empresa pode adiantar o recebimento das parcelas que originalmente seriam pagas no próximo mês e colocar esses recursos à disposição já no dia seguinte.

A antecipação de recebíveis geralmente envolve taxas e custos associados, o que significa que as empresas devem avaliar cuidadosamente se essa é a estratégia certa para suas necessidades financeiras e se os benefícios superam os custos.

Nota: Esta tela é utilizada para realizar antecipações esporádicas, diferente de empresas que trabalham com recebimento integral, que por regra sempre vai receber o valor integral e não parcelado. Acesse o cadastro da adquirente para saber mais.

Nova antecipação

Acesse Menu >> Financeiro >> Controle de cartões >> Antecipação de recebíveis

1.       Para realizar a antecipação, clique no botão “Novo”

·         Código operação: Informe o mesmo código da operação da adquirente para facilitar a consulta ou deixe em branco para ser gerado automaticamente.

·         Data inicial: Informe a data inicial do período.

·         Data final: Informe a data final do período.

Exemplo: Considerando que a data atual é “06/09”: A antecipação sempre será do dia seguinte ao dia atual em diante, portanto as parcelas do período de 07/09 a 09/09, poderão ser recebidas no dia 07/09. Não é possível realizar a antecipação de parcelas de hoje para serem recebidas amanhã, ou seja, não é possível informar a data inicial 06/09 a 09/09 para serem recebidas amanhã 07/09, pois as parcelas de hoje (06/09) já estão sendo pagas.

·         Adquirente: Selecione a adquirente.

·         Bandeira: Campo opcional, pode ser antecipado o valor de todas as bandeiras ou de bandeiras específicas.

2.       Após informar os dados, clique no botão “Filtrar”.

3.       Preencha os campos:

·         Data do recebimento: Informe a mesma data que foi previamente especificada na adquirente.

·         Taxa de antecipação: Informe a taxa cobrada pela adquirente

4.       Preencha os dados da conta a pagar: O sistema irá gerar a conta a pagar com o valor da taxa da antecipação. (Este valor já virá descontado da adquirente.)

·         Documento

·         Forma de pagamento

·         Conta corrente

·         Pessoa

·         Plano de contas

5.       Recebimento previsto:

·         Total parcelas: Exibe a quantidade total de parcelas selecionadas com o seu respetivo valor total

·         Taxa sobre as parcelas: Soma dos valores da coluna “Taxa venda”

·         Taxa antecipação: Taxa é gerada a partir do valor informado no campo “Taxa de antecipação” cobrado pela adquirente. Será calculada sobre o valor líquido (total parcelas – taxa sobre as parcelas)

·         Total a receber: Valor líquido a receber

Antecipar parcela

Na grade, aba “Parcelas no período” serão listadas as transações filtradas de acordo com o período informado na filtragem. Por padrão da tela, todas as parcelas serão listadas com o ícone  selecionado na coluna “Antecipar”, indicando que elas serão antecipadas.

Desmarcar antecipação da parcela

Caso determinada parcela não será adiantada, clique no ícone  da coluna “Antecipar” para desmarcar a opção.

1.       Informe os dados necessários e clique no botão “Antecipar” 

2.       Após realizar a antecipação, o sistema automaticamente irá:

·         Criar a conta a pagar: com o valor da antecipação que poderá ser visualizado através do atalho “Visualizar conta débito”  com a data do vencimento igual a data do recebimento informado.

·         Atualizar parcelas:  Parcelas que foram antecipadas terão sua data de vencimento atualizadas.

Exemplo: a conta possui 5 parcelas, porém somente a referência 1 foi antecipada para ser recebida no dia 06/09.

Também será indicado na conta que: “Esta conta possui parcelas que foram antecipadas. Clique no botão   para visualizar a antecipação”

7.    Provisionamento de recebimentos

O provisionamento de recebimentos é uma prática contábil e financeira que envolve o registro de receitas que uma empresa espera receber em um período futuro. O objetivo principal do provisionamento de recebimentos é melhorar a precisão das demonstrações financeiras da empresa e ajudar na gestão financeira.

Nesta tela o responsável financeiro poderá realizar a consulta através do período, adquirente e bandeiras desejadas.

1.       Informe os campos e clique no botão “Filtrar”:

·         Data inicial: Informe a data inicial do período

·         Data final: Informe a data final do período

·         Adquirente: Deixe vazio para todos ou selecione as adquirentes desejadas

·         Bandeira: Deixe vazio para todos ou selecione as bandeiras desejadas

2.       Após informar os dados de filtragem será exibido o Resumo dos recebimentos:

·         Total das vendas: Vendas do período + Vendas antecipadas para serem recebidas no período

·         Taxa sobre as vendas: Valor da taxa sobre as vendas que será cobrado pela adquirente

·         Taxa antecipação: Valor da taxa da antecipação que será cobrada pela adquirente

·         Total a receber: Total líquido a receber da adquirente

8.    Parcelas em aberto (Baixa em lote)

Com a implementação do módulo de cartões devidamente configurado, as contas geradas a partir de transações com cartão passarão a ter prazo de recebimento (vencimento) e o valor correto, levando em consideração as taxas descontadas pela empresa de cartões. Como resultado, o processo de liquidação das parcelas em aberto será simplificado, permitindo que seja atualizado o status da parcela para “Pago” com apenas alguns cliques, facilitando o controle e a gestão das transações de cartão de forma mais eficiente.

Acesse Menu >> Financeiro >> Conta >> Parcelas em aberto

1.       Clique no botão “Filtros”

2.       Informe os dados para filtragem e clique em “Filtrar”:

·         Tipo da data: Vencimento

·         Data inicial: Informe o dia do recebimento

·         Data final: Informe o dia do recebimento

·         Forma de pagamento: Selecione forma de pagamento que possui vínculo com a adquirente. 

3.       Marque as parcelas conferidas  que serão realizadas as baixas:

Após clicar em ‘Filtrar”, o sistema irá listar todas as parcelas da adquirente que estão para vencer na data informada.

Portanto, o responsável financeiro poderá conferir o recebimento do extrato bancário e da adquirente e confirmar o recebimento das parcelas no sistema.

Conforme exemplo, foi listado uma conta a pagar de R$ 142,95, valor que será cobrado pela adquirente da taxa da antecipação das parcelas.

4.       Conferido as transações e marcadas para serem dada as baixas, clique no botão “Baixar parcelas”

5.       Confirme os dados de pagamento e clique novamente em “Baixar parcelas” 

6.       Após a baixa, o status das parcelas selecionadas serão atualizadas para “PAGA”