Conciliação Bancária
O módulo de Conciliação Bancária possibilita a realização do processo de comparação e ajuste entre os registros financeiros de uma empresa e as informações apresentadas no extrato bancário, com o propósito de assegurar a precisão no registro das transações financeiras, bem como identificar e corrigir discrepâncias e erros.
A conciliação bancária é um processo que verifica e compara
informações financeiras registradas no sistema com os dados reais da conta
bancária da empresa. Isso inclui conferir valores de contas, pagamentos e
movimentações no sistema com os registros do extrato do banco. Seu objetivo é
assegurar a precisão dos dados dentro do sistema. Além disso, oferece a
praticidade de permitir a conciliação e baixa de valores diretamente no
extrato. Com isso, é possível vincular transações do extrato real com o
sistema, incluindo a aplicação de juros, multas e a baixa automática de várias
transações simultaneamente na conciliação. Esse processo se estende até mesmo a
contas de cartão, originadas do módulo de cartão lançado recentemente.
Portanto, ao conciliar
lançamentos do extrato com as respectivas parcelas, se estas estiverem em
aberto, serão automaticamente atualizadas para paga e marcadas como conciliadas.
- - Com o intuito de otimizar o controle, adicionamos várias funcionalidades, tais como:
- - Permissão para efetuar a conciliação
- - Importação do extrato bancário via arquivo OFX
- - Acompanhamento das datas já conciliadas
- - Busca de contas a pagar e a receber para simplificar a conciliação
- - Consulta de lotes de pagamento da adquirente para realizar a conciliação com base na adquirente, bandeira, antecipações e etc
- - Opção para cadastrar novas contas a pagar ou a receber
- - Agrupamento de lançamentos do extrato
- - Capacidade de conciliar e Reverter conciliação
- - Ignorar lançamentos do extrato
- - Diversas opções de filtragens
- - Opção para editar os dados de pagamento em contas em aberto
- - Registro da data e do usuário que efetuou a conciliação no pagamento da conta
1. Conta corrente
Acesse Financeiro >> Conta corrente >> Conta
corrente
Para realizar a conciliação bancária, a conta corrente
cadastrada deverá possuir as seguintes configurações:
·
Data de abertura: Informe a data de
abertura
·
Tipo: Banco
·
Descrição: Informe descrição para identificar
o banco
·
Banco: Selecione o banco
·
Código identificador: Campo utilizado para identificar a conta corrente nos
arquivos OFX. Solicite o código identificador para o seu banco. Porém, o código
também pode ser obtido através do arquivo no campo ACCTID.
·
Agência: Informe os dados da agência
· N° da conta: Informe o n° da conta
2. Conciliação bancária
a) Importar arquivo OFX
O formato OFX é um padrão de arquivo baseado em XML
(Extensible Markup Language) que permite a troca de informações financeiras
entre diferentes sistemas. Ele contém dados como transações bancárias, saldos
de contas, detalhes de cartões de crédito e outras informações financeiras.
Acesse Financeiro >> Conta corrente >>
Conciliação bancária
Na conciliação bancária, clique no botão Importar arquivo
OFX para realizar a importação.
Nota: Se sua
empresa possuir cadastrada várias contas correntes em diferentes bancos, o
sistema identificará automaticamente a instituição bancária à qual o arquivo
pertence e o importará para a conta corrente correspondente.
Na lateral esquerda será exibido as contas correntes do tipo
‘Banco’ cadastradas no Dapic, a data da última atualização do extrato, saldo
atual no Dapic e o saldo do extrato bancário.
Na coluna Lançamentos importados do extrato, serão
exibidos todos os lançamentos do extrato bancário do arquivo OFX importado.
Na coluna Lançamentos no Dapic, serão exibidos as
parcelas e pagamentos para conciliação, com opção de consultar uma parcela ou
pagamento já existente, cadastrar uma nova conta ou consultar um lote de
pagamentos da adquirente.
Legenda:
· - Lançamentos com valor na cor Vermelha = Conta a
pagar
· - Lançamentos com valor na cor Verde = Conta a
receber
Sistema também disponibiliza diversos tipos de filtragens
por período, descrição do lançamento no extrato, documento pessoa, por status
se está Não conciliado, Conciliado, Ignorado e Todos.
b) Ignorar lançamento
Ao selecionar a opção Ignorar o lançamento, o sistema
irá remover o lançamento do status “Não conciliado”, para “Ignorado”.
Caso deseje reverter o lançamento Ignorado para ‘Não
conciliado’, selecione a filtragem de ‘Ignorado’ no botão roxo, localize o
lançamento e clique na opção ‘Restaurar’.
c) Agrupar
O agrupamento é necessário nos casos onde vários pagamentos
são lançados no extrato, porém apenas uma única conta foi gerada no sistema.
Selecione os lançamentos no extrato desejado e clique em
“Agrupar”.
Conforme exemplo, os lançamentos
foram agrupados.
Você poderá consultar uma parcela ou pagamento previamente
cadastrado ou criar uma nova conta para realizar a conciliação.
Caso deseje reverter o agrupamento, clique no botão “Desmembrar”
d) Nova conta
Clique no botão “Nova conta” e informe os dados
necessários para cadastrar a nova conta na tela da conciliação bancária.
Ao clicar em “Conciliar” o sistema irá criar a conta,
dar baixa e conciliar, ou seja, irá fazer todo o processo automaticamente.
Portanto, atenção ao informar os dados e clicar em Conciliar.
e) Buscar
O botão ‘Buscar’ tem uma regra básica: sempre irá
seguir o padrão do pagamento no extrato, ou seja, se o pagamento é de uma conta
a pagar, ao clicar em ‘Buscar’ o sistema irá buscar apenas contas a pagar, se o
pagamento é de uma conta a receber, ao clicar em ‘Buscar’ o sistema irá buscar
apenas contas a receber.
Após clicar no botão “Buscar”, informe os filtros
necessários para pesquisar a parcela ou pagamento e clique no botão “Filtrar”.
Após selecionar a(s) parcela(s) clique no botão “Selecionar
registro(s)”.
f) Conciliar
Nota: O botão “Conciliar” será habilitado somente
quando os valores da parcela ou pagamento, forem iguais ao lançamento no
extrato.
Exemplo 1:
Conforme exemplo o lançamento de 270,00
refere-se a uma conta a pagar com parcela em
aberto: ‘Parcela 1/1’
Ao clicar em conciliar a parcela no valor de 270,00
será atualizada para paga e marcada como conciliada
Exemplo 2:
Conforme exemplo o lançamento de 270,00
refere-se a uma conta a pagar com pagamento:
“Pagamento da Parcela 1/1”.
Ao clicar em conciliar o
pagamento será marcado como conciliado.
Nota: Quando a parcela já está paga, o botão ‘Editar
pagamento’ não será exibido
Exemplo 3:
Conforme exemplo, é possível conciliar 2 parcelas para um
mesmo lançamento bancário.
Ao clicar em conciliar as
parcelas de R$ 150,00 e R$ 120,00 serão atualizadas para pagas e
marcadas como conciliada.
Caso as parcelas estejam em aberto, será exibida a tela
abaixo para informar a Forma de pagamento, Tipo de transação bancária e
observações.
Nota: A Data pagamento será a data informada no
extrato bancário.
g) Editar pagamento
Botão “Editar pagamento” será habilitado apenas para parcelas em aberto.
Nota: Caso a parcela esteja em aberto e os valores
sejam iguais (Extrato e Dapic), o botão “Editar pagamento” será bloqueado.
h) Adquirente
Para conciliação das vendas com cartões, disponibilizamos a
opção para que seja filtrado as vendas de acordo com o lote da adquirente,
recebimento e bandeira.
Recebimento:
·
Antecipado: Ao selecionar o tipo de
Recebimento ‘Antecipado’, será desbloqueado o campo de Antecipações, para
selecionar o lote da antecipação para conciliação.
·
Não antecipado: Apenas recebimentos que
estão agendados para o dia, sem antecipações.
·
Previsto: Tudo que está previsto para
recebimento no dia, antecipado ou não. Recebimento previsto para a data do
lançamento no extrato e a data do lote no Dapic.
Os recebimentos das adquirentes são agrupados de acordo com
o lote de recebimento (prazos cadastrados no cadastro da adquirente).
Ao informar a adquirente, recebimento e bandeira, serão
exibidas as vendas que pertencem ao lote do recebimento.
· - Confirmar pagamentos manualmente: Clique
no ícone
Nota: Essa confirmação de pagamento é apenas visual
para facilitar a conferência de recebimento do lote de vendas do Dapic com o
extrato da adquirente. Portanto, não tem relação com a conferência da tela de
Conferência de transações.
· - Confirmar pagamentos automaticamente importando arquivo da adquirente: Clique no botão "Importar arquivo da adquirente" para realizar o upload do arquivo.
Na tela "Conferir parcelas do lote com extrato da adquirente", informe a posição das colunas NSU, Autorização e Valor, e escolha o arquivo no formato .CSV para realizar a importação.
Após importar, todas as transações serão conferidas automaticamente.
Para reverter determinada confirmação, clique no ícone
A Confirmação é útil para saber se a adquirente está pagando
realmente todas os pagamentos do lote, de acordo com as taxas e prazos de
recebimento, caso alguma parcela não tenha sido confirmada (parcela não esta no
extrato da adquirente, porém está no lote de recebimento no Dapic), a empresa
poderá entrar em contato com a adquirente para contestar o recebimento de
determinada(s) parcela(s). E solicitar para que as parcelas sejam recebidas em
um novo lote de recebimento.
· - Remover parcelas selecionadas do lote
Esta situação pode ocorrer quando a adquirente realiza o
pagamento, porém não envia o pagamento de algumas parcelas, por algum erro ou
qualquer outro motivo. Portanto a empresa deverá entrar em contato com a
adquirente para confirmar os dados e verificar a data do novo recebimento.
Caso determinada parcela não pertença ao respectivo lote de
recebimento, selecione as parcelas desejadas e clique no botão “Remover
parcelas selecionadas do lote”. Será exibido na tela para selecionar o novo
vencimento, ou seja, a nova data que a parcela será recebida de acordo com a
data informada pela adquirente.
As respectivas parcelas serão removidas do lote (conforme
exemplo, foram removidas do lote 17/04/2023) e serão adicionadas no novo lote
para um próximo recebimento da adquirente.
· - Buscar contas a pagar
Na tela do lote das vendas da adquirente é possível vincular
uma conta a pagar junto com as contas a receber. Pois, além da taxa sobre as
transações, as adquirentes possuem tarifas extras, como pagamento mensal do
TEF, pagamento mensal do aluguel da maquininha e etc, e estes valores são
abatidos do valor a receber da adquirente.
Exemplo: Conforme print abaixo, a adquirente pagou o
valor de R$ 5.000,00, porém de acordo com o lote das vendas do Dapic, era para
eu receber R$ 7.325,00. Esses R$ 2.325,00 a adquirente pode ter cobrado outras
tarifas, portanto para realizar a conciliação, deverá ser vinculada a conta a
pagar para abater o valor de recebimento e realizar a baixa e conciliação.
Nota: Entre em contato com a sua adquirente para
saber o motivo da cobrança.
Após selecionar o botão “Gerar lote” será exibido os dados
resumidos do lote selecionado. Conforme exemplo, os valores do extrato e o do
lote não são iguais, portanto, o sistema não permite prosseguir com a
conciliação. Acesse o lote, corrija as divergências e tente conciliar novamente
i) Reverter
Para reverter uma conciliação, selecione o filtro de
‘Conciliado’ e clique em ‘Reverter’ para que o lançamento no extrato volte para
a opção ‘Não conciliado’ e seja revertido a conciliação.
Importante:
· - Pagamentos que foram realizados a baixa na
conciliação bancária, ao reverter a conciliação, o pagamento será cancelado, ou
seja, a parcela será reaberta.
· - Pagamento que já tinham sido processados
manualmente na conta (antes da conciliação), ou seja, já estava com status
‘Pago’ na conciliação, ao reverter a conciliação, o pagamento não será
cancelado.