Fatura
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Neste menu você poderá importar vendas do e-commerce, pedidos de venda e
orçamentos para geração de faturas, criar novas faturas e acompanhar todas as
faturas registradas no sistema. As faturas podem se enquadrar em 3 tipos de
status, sendo eles:
• ABERTO: Registradas, porém ainda não foram fechadas, ou seja, é possível realizar alterações (Apenas o cliente não pode ser alterado após a fatura ser salva).
• FECHADO: Registradas e que passaram pelo processo de fechamento.
• CANCELADO: Registradas, porém foram canceladas posteriormente (Não é possível realizar alterações ou reativar faturas canceladas).
Observação: Ao efetuar a abertura de uma fatura, é necessário
que os produtos que serão inclusos na mesma estejam com o saldo positivo no
estoque, pois ao incluir um produto em uma fatura, automaticamente o sistema
Compromete/Separa o produto no estoque (Se não tiver estoque não é possível
lançar o produto), e no momento que a fatura é fechada é feita a baixa
automática dos produtos no estoque.
Se deseja registrar uma nova fatura clique no botão “Novo” e siga os passos para
preenchimento.
• Importar
dados do pedido: Clique
neste botão para importar as informações de detalhes de algum pedido de venda.
Após o clique será exibida uma janela na qual você deverá selecionar de qual
pedido de venda você deseja importar os Detalhes, e para importar basta clicar
em “Processar”.
• Código: Insira um código para a fatura ou deixe em branco
para que o sistema gere automaticamente.
• Código
Externo: É exibido o código do pedido de venda na área do representante,
caso o pedido de representante seja importado para geração da fatura. Se a
fatura não possuir vínculo com pedido de representante o campo estará em
branco, e você poderá utiliza-lo para outros fins.
• Data
de emissão: Insira a data de emissão da
fatura (O sistema automaticamente irá filtrar a data atual, porém o campo é
editável).
• Data
de entrega: Insira a data em que os
produtos da fatura serão entregues ao cliente.
• Categoria: Selecione se desejar uma categoria de venda para
classificar a fatura. Categorias de venda podem ser registradas no caminho
Cadastros> Complementares> Categoria de venda.
• Cliente: Selecione o cliente no seletor, ou clique em “Novo” para cadastrar o cliente no
momento da venda, na qual você poderá inserir as informações necessárias do
mesmo, e após salvar o cliente será registrado no cadastro de pessoa, vinculado
a categoria “Clientes”.
• Endereço: Selecione um endereço do cliente se desejar (O
endereço deve ser registrado no cadastro da pessoa para que seja exibido na
barra de seleção).
• Tabela
de preços: Selecione a tabela de preços
que será utilizada para geração de valores na fatura. A tabela de preço pode
ser alterada enquanto a fatura estiver no status “Aberto”, portanto se a tabela for alterada automaticamente será
alterado o valor de todos os produtos e detalhes inclusos na fatura.
• Representante: Selecione o representante comercial responsável pela
venda para definir a comissão que o mesmo receberá no momento da geração da
conta a receber (Caso a fatura não possua um representante comercial envolvido,
basta cadastrar sua empresa como representante com o valor de comissão zerado e
seleciona-la no campo representante, apenas para salvar a fatura (É obrigatório
selecionar representante). O campo a frente do seletor de representante
apresentará a porcentagem de comissão que o representante tem no seu cadastro,
e a mesma que será usada para gerar a porcentagem de comissão nos produtos. No
momento em que a conta a receber é gerada através do pedido de venda ou fatura,
é calculada a comissão do representante e a mesma ficara armazenada no
Financeiro > Gerar comissão, a comissão será exibida em alguns relatórios e
também na área do representante no relatório de comissões pendentes. O campo de
porcentagem de comissão é livre para alteração enquanto a fatura estiver em
status aberto (Tem como bloquear o campo de comissão no grupo de usuário, para
que não ocorra alterações nas comissões.). É possível alterar e trabalhar a
comissão do representante por
produto no momento do lançamento dos produtos ou mesmo pré-definir a comissão
no cadastro do produto.
• Funcionário
supervisor: Selecione se desejar um
funcionário supervisor da venda (Vendedor) para definir a comissão que o mesmo
recebera na fatura. O campo a frente do seletor de funcionário supervisor
apresentará a porcentagem de comissão que o funcionário receberá sobre a venda,
o sistema filtra automaticamente a porcentagem registrada no cadastro do
funcionário, porém o campo é editável, então é possível alterar se necessário.
A comissão do funcionário passa a ficar pendente no menu Financeiro > Gerar
comissão e em relatórios de comissão, a partir do momento que é gerada a conta
a receber no pedido de venda ou fatura.
• Observações: Campo livre para preenchimento de mais informações.
Após preencher todos dados de “Detalhes” você deve salvar a fatura e adicionar os produtos na
mesma, para isso altere a aba “Detalhes”
para “Produtos”, clicando sobre o botão
de troca.
• Armazenador: Selecione em que armazenador o produto será
comprometido (Separado) ao ser importado na fatura (Ao fechar a fatura é feita
a baixa do produto no estoque).
Adicione os produtos através do código de barras Automático/Manual ou selecione o “Produto”
para efetuar o lançamento em massa ou o lançamento direto através da seleção de
Cor/Tamanho.
Observação:
• Com o lançamento em massa é possível utilizar botões
de preenchimento em massa 
de “Tipo”
e “Valor”.
- Tipo: Clique sobre o cabeçalho da coluna para alterar o
tipo de todas grades Cor/Tamanho do produto entre Venda/Brinde.
- Valor: Clique sobre o cabeçalho da coluna para preencher
os valores de todas grades Cor/Tamanho do produto com o valor do primeiro
campo.
• No lançamento em massa são exibidas as quantidades disponíveis do produto no estoque selecionado, essa informação é apresentada na coluna “Disponível”.
• Tipo
do produto: Selecione o tipo do produto,
podendo ser ele uma “Venda” (O valor
do produto será gerado normalmente) ou um “Brinde”
(O valor do produto não será considerado na conta a receber).
• Quantidade: Insira a quantidade do produto que deseja lançar (A
quantidade fica desabilitada quando está editando um produto que foi importado
de um pedido de venda).
• Valor
R$: Será exibido o valor do
produto na tabela de preço selecionada anteriormente na fatura, caso o produto
não esteja registrado na tabela selecionada o valor estará em branco e você
poderá inserir o mesmo manualmente. O valor que é apresentado da tabela de
preço pode ser alterado, desde que respeite o valor mínimo do produto
cadastrado na tabela.
• Acréscimo
R$: Insira se desejar uma
quantidade de acréscimo em valor monetário ao produto.
• Desconto: Insira se desejar um valor de desconto ao produto. Se
for feito o lançamento em massa por produto, na tela de lançamento será exibido
apenas um campo para desconto, que serve para informar o desconto em valor
monetário. Quando é feito um lançamento individual do produto (produto, cor e
tamanho), é possível alterar o valor de desconto de Monetário $ para Porcentagem
% e vice-versa, para fazer isso
basta clicar sobre a opção que almejar no botão de troca que fica ao lado do
campo de desconto.
• Comissão: É exibida a porcentagem de comissão que o
representante vinculado na venda receberá no produto. O sistema automaticamente
irá filtrar e preencher no produto a porcentagem de comissão estabelecida ao
representante nos detalhes da fatura, na ausência dessa informação o sistema
irá filtrar a porcentagem de comissão estabelecida no produto. Contudo o campo
estará livre para edição ao lançar os produtos.
• Total: É o valor total do produto (Quantidade x Valor +
Acréscimo ou – Desconto = Total)
Para editar um produto lançado clique no símbolo 
localizado em frente
ao produto, após o clique será aberto o modo edição do produto, e os campos
estarão livres para edição, apenas o produto que não pode ser alterado (Quando
o produto é importado de um pedido de venda, todos campos estarão bloqueados
para edição, salvo o campo de “Comissão
%”).
Esta função pode ser utilizada para alterar as comissões do “Representante” na venda, conforme as comissões padrões definidas. O sistema automaticamente filtrará a comissão do cadastro do representante, caso esta não esteja preenchida, será filtrada a comissão registrada no produto, todavia, a comissão pode ser alterada manualmente através do modo edição do produto ou mesmo ao lançar o produto na fatura.
Este processo permite alterar
as comissões preenchidas de forma prática, em massa, sem a necessidade de
editar produto a produto. Para utilizar tal função, primeiramente clique em “Processos”,
posteriormente clique em “Alterar percentual de comissões”, logo será
exibida uma janela, onde são informadas as comissões atuais e ao lado um campo
para preenchimento da “Nova comissão”.
Informe a nova comissão e clique no botão “Processar”,
desta forma as comissões dos representantes nos produtos serão alteradas. Caso
haja apenas um valor de comissão, somente este será apresentado, porém, se
houver produtos com comissões distintas, todas as variações de percentuais
serão exibidas na tela, permitindo a alteração em massa.
Caso não seja informado o percentual de comissão no produto, será exibido um alerta acusando que não foi informada a comissão no produto. O alerta é exibido no topo da tela e no campo de cada produto, caso não tenha intensão de gerar comissão, pode ignorar o alerta, caso contrário, arrume as comissões. Este alerta tem o intuito de evitar erros de comissões quando por algum motivo, as comissões não são preenchidas por engano.
Com esta função é possível importar os produtos de um ou mais pedido/s de venda, desde que o/s pedido/s de venda esteja/m no nome do mesmo cliente da fatura. É possível filtrar os produtos apenas de pedidos de venda no status fechado e que não possuam todos seus produtos vinculados em outra/s fatura/s. Para fazer a importação dos produtos de pedido/s de venda clique em “Importar do pedido”.
Após
o clique será exibida uma janela com os seguintes dados:
• Pessoa: É exibido o nome da pessoa vinculada a fatura.
• Pedido: Selecione o pedido de venda que deseja importar os produtos. Serão apresentados apenas os pedidos de venda da pessoa vinculada a fatura.
Após selecionar o pedido de venda serão apresentados todos produtos que estão pendentes no mesmo, ou seja, que ainda não foram importados em outras faturas.
É possível visualizar o “Tipo” (Brinde ou venda) do produto lançado no pedido, logo ao lado
está coluna de “Armazenador”, local
onde você deve selecionar em que armazenador será comprometido os produtos para
posteriormente serem retirados do estoque no momento em que a fatura for
fechada (Se o produto já foi comprometido no pedido de venda, o campo de
armazenador do mesmo estará bloqueado). Existe um atalho para preenchimento de
todos os armazenadores de uma só vez, para utilizar o mesmo basta selecionar o
armazenador no campo “Modificar o
armazenador de todos produtos”, em seguida clique no botão 
, assim todos
seletores de armazenadores serão preenchidos com o respectivo armazenador
selecionado. Logo ao lado do armazenador tem o seletor “Variação”, caso o produto possua alguma variação você poderá
selecionar a mesma neste campo. A coluna “Pendente”
informa a quantidade de produtos que ainda restam ser importados do pedido de
venda. Na coluna “Importar” você
deverá inserir a quantidade de produto que deseja importar para a fatura, e ao
clicar no campo para preencher a quantidade automaticamente será preenchida a
quantidade pendente, porém o campo é livre para edição e se necessário você
poderá alterar. Ao clicar no
cabeçalho da coluna “Importar”
automaticamente os campos de todos os produtos serão preenchidos (Com outro
clique limpa os campos) com as quantidades pendentes (O atalho também funciona
se clicar na referência ou cor do produto).
Ao finalizar o preenchimento do que vai ser importado
na fatura, basta clicar no botão “Processar”
e os produtos serão importados. Quando um produto é importado e seguidamente é
excluído da fatura, ele volta a ficar pendente a faturar, o mesmo acontece em
situações que a fatura é cancelada (Quando cancelada a fatura, todos os
produtos importados do pedido de venda voltam a ficar pendente).
Se foi feita uma conferência (Total ou parcial) de um
pedido de venda, porém os produtos conferidos ainda não foram convertidos para
uma fatura, você poderá utilizar essa função para importar estes produtos para
a respectiva fatura. Para importar os produtos da conferência clique no botão “Importar da conferência”, será exibida
uma tela, e nela você deverá selecionar o pedido de venda no campo “Pedido” e o armazenador em que serão
retirados os produtos no campo “Armazenador”.
Após preencher todos os campos clique no botão “Processar” para fazer a importação.
Em orçamentos, pedidos de venda, faturas e ordens de
produção, após lançado o produto é exibido o botão de detalhe 
ou 
na fatura ele fica localizado entre os botões de edição e
de exclusão. Com a função de detalhe você poderá registrar alguma
particularidade do cliente. Quando é exibido o símbolo no botão de detalhe é porque o produto não possui detalhe, e
se estiver exibindo o símbolo significa que existem
detalhes vinculados ao produto. Para inserir detalhes clique no botão de detalhes,
após o clique é exibida uma tela para o registro dos detalhes.
• Vincular
detalhes: Clique neste botão para
vincular 
(Copiar, importar) os detalhes de um grupo de detalhes registrado em
produtos que estão inclusos na respectiva fatura, desde que possuam a mesma
referência. Ao clicar no botão é exibido o seletor “Grupo de detalhes”, na qual você poderá selecionar um grupo de
detalhes, e após selecionar o grupo clique em “Vincular” para concretizar a operação, ou clique em “Cancelar” para fechar a aba e cancelar
a operação.
• Importar
detalhes do produto: Clique
neste botão para importar os detalhes 
registrados na ficha técnica do produto
(Se o cliente da fatura possuir detalhes vinculados a ele, os mesmos que serão
importados na fatura).
• Tipo: Selecione o tipo de detalhes que pretende incluir no
produto (Exemplo: bolso, estampa, bordado ...). Para selecionar o detalhe é
necessário que o mesmo esteja cadastrado no caminho Cadastros>
Complementares > Produto > Tipo de detalhe da ficha técnica.
• Valor: Insira o valor do detalhe que será acrescentado no
valor do produto. Caso a tabela de preço utilizada para geração dos valores
possua o valor do detalhe registrado, automaticamente o sistema preencherá o
campo, porém o campo é editável, então se necessário será possível realizar
alterações.
• Unidade
de medida: Selecione se desejar uma
unidade de medida para registrar no detalhe. Quando selecionada uma unidade de
medida é exibido o campo de “Tamanhos”,
neste local serão exibidos os campos para preenchimento de medidas de todos
tamanhos do produto que estão inclusos na fatura.
• Descrição: Insira a descrição do detalhe.
• Imagem: Coloque se desejar uma única imagem técnica que
aponte todos detalhes inclusos no produto. Para inserir basta clicar sobre o
botão 
, em seguida clique em “Incluir
foto”, depois em “Escolher arquivo”,
busque a foto em sua máquina, selecione-a e clique em “Abrir”. Com a foto selecionada clique em “Salvar foto”, e feche a janela de imagem para autenticar a mesma.
Após salva a imagem se necessário alteração basta abrir a imagem clicando no
botão e posteriormente no
botão “Excluir foto”, assim a foto
será excluída e o campo fica livre novamente para inserir outra imagem (O botão
só é liberado após salvar os detalhes).
Após registrar/alterar o detalhe, clique em “Salvar” para gravar as informações
estabelecidas.
Quando salvo o detalhe são exibidos os seguintes
campos:
• Produtos
vinculados: São exibidos os produtos
vinculados a estes detalhes. Todas alterações feitas impactarão nos produtos
informados no campo.
• Desvincular
detalhes: Clique neste botão se
deseja desvincular/excluir todos os detalhes do respectivo produto.
Todos detalhes do produto serão listados, e você
conseguira editar, excluir e visualizar medidas clicando nos botões intuitivos
localizados ao lado do detalhe registrado.
A próxima etapa após o lançamento dos produtos é o
fechamento da fatura. Para fechar a fatura clique na aba “Fechamento” e preencha os seguintes campos.
Quando a fatura é importada de um pedido de venda, são exibidas as informações do fechamento realizado no pedido. Clique no código do pedido para abri-lo em outra guia.
• Conta
corrente: Selecione uma conta corrente
em que a conta a receber será vinculada ao ser gerada. Será possível altera-la
futuramente caso necessite, podendo até mesmo ser alterada no momento da
autenticação do pagamento da parcela.
• Perfil: Selecione se necessário o perfil da respectiva
conta corrente selecionada no campo anterior (Função mais utilizada para
geração de boletos).
• Plano
de contas: Selecione um plano de contas
em que a conta a receber será vinculada e armazenada. É possível alterar o
plano de contas no registro da conta.
• Transportadora: Selecione se desejar a transportadora responsável
pelo transporte dos produtos.
Os valores a seguir (Frete, Acréscimos R$, Desconto %
e Desconto R$) serão acrescentados
ou descontados no total líquido R$ do pedido de venda.
• Frete: Selecione o tipo de frete se necessário, e no campo
ao lado do seletor insira o valor do frete.
• Acréscimos
R$: Insira um valor de acréscimo
se necessário.
• Desconto
%: Insira uma porcentagem de
desconto se necessário.
• Desconto
R$: Insira um valor de desconto
se necessário.
• Total
líquido R$: Valor líquido do pedido
(Conta a receber a ser gerada).
• Botão 
: Clique neste botão para visualizar o histórico de
pagamentos realizados no/s pedido/s de venda vinculado/s a fatura.
Inserindo as parcelas do fechamento da fatura
Selecione uma “Forma de pagamento” para gerar a parcela.
Nota: Para forma de pagamento com
cartão, após gerar as parcelas, serão exibidos campos específicos de NSU,
código de autorização e bandeira. Porém, para o correto funcionamento do
controle de cartões a adquirente deverá estar cadastrada previamente com suas devidas
taxas, prazos e bandeiras. Acesse o tutorial do Módulo
de Cartão e saiba mais.
Em seguida insira o número de parcelas
(Este campo ficará disponível apenas para formas de pagamento que não possuem
as quantidades de parcelas pré-definidas). Insira a data de “1ºVencimento” para a conta. Selecione o
“Tipo”, podendo ser “Fixo” (As parcelas serão geradas no
mesmo dia do mês em que está definido o primeiro vencimento, e caso os próximos
meses não possuírem o dia definido será gerado no dia anterior) ou “Variável” (Para gerar as parcelas com o
intervalo que você configurar), na qual quando selecionado, será liberado o
campo “Prazos”, onde você deverá
inserir o intervalo de dias em que pretende gerar as parcelas. Para finalizar
insira o valor que será gerado na forma de pagamento selecionada (O sistema
trará o valor pendente automaticamente, e você poderá editar), e para gerar a
parcela clique em “Gerar”. O valor
total das parcelas não pode ser menor que o valor da fatura. Se o pagamento foi
gerado total no pedido de venda, basta fechar a fatura.
Caso pretenda salvar as parcelas sem concluir o
fechamento da fatura, clique no botão “Salvar”, dessa forma as parcelas
ficarão salvas sem precisar fechar a fatura, e não ocorrerá a perda das
informações de pagamentos caso saia da fatura ou atualize a página (o ato de
salvar as parcelas não vai gerar financeiro, o financeiro só é gerado após
realizar o fechamento da fatura).
Para concluir e realizar o fechamento da fatura,
clique em “Fechar”.
Após a procedência do fechamento, será exibido o
botão “$ Visualizar conta” para as
faturas que tiverem alguma parcela/pagamento gerado no momento do fechamento.
Clique no botão que você será direcionado até a conta gerada na fatura.
Botão
Reabrir: Clique para reabrir a
fatura se desejar fazer alterações na mesma. No momento de reabrir a fatura
serão excluídas as contas e parcelas geradas no fechamento. Caso a conta gerada
no fechamento possua algum pagamento, total/parcela realizado, não será
possível reabrir a fatura, ao menos que todos pagamentos da conta sejam
cancelados. Não é possível reabrir a fatura caso ela esteja vinculada a uma
NF-e, ao menos que cancele a NF-e.
Ao efetuar fechamento da fatura será exibido o botão
“Imprimir duplicatas”, clique para
ser direcionado até o relatório de “Duplicatas”
com a fatura já selecionada, onde será necessário apenas configurar os filtros
e clicar em “Imprimir” para abrir o
layout de impressão da/s duplicata/s.
Na tela de “Detalhes”
também há um botão “Imprimir”,
clique no mesmo para exibir as opções de impressão:
• Normal: Imprimir a fatura em layout normal.
• Romaneio de entrega: Imprimir a fatura em layout de romaneio de entrega.
• Separação para expedição: Imprimir layout de separação para expedição dos produtos inclusos na fatura.
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